Đối với hóa đơn, có hai vấn đề luôn được kế toán đặc biệt quan tâm: một là hình thức thanh toán trên hóa đơn, hai là cách lưu trữ hóa đơn thế nào cho đúng. Nhằm giúp kế toán tháo gỡ những vướng mắc thường gặp phải khi sử dụng hóa đơn, trong bài viết này sẽ giải đáp vấn đề hóa đơn cũ có được tiêu hủy hóa đơn hay không? nếu được thủ tục tiêu huỷ như thế nào?
Theo quy định tại Điều 20 và Khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán số 88/2015QH13 ngày 20/11/2015 quy định:
– Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.
– Nội dung, hình thức hóa đơn, trình tự lập, quản lý và sử dụng hoá đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.
Bên cạnh đó, tại điều 41 của Luật Kế toán cũng quy định rõ ràng về việc bảo quản, lưu trữ tài kiệu kế toán. Cụ thể, tài liệu kế toán phải lưu trữ theo thời hạn cụ thể sau:
-Thứ nhất, lưu trữ ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
– Thứ hai, lưu trữ ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
– Thứ ba, lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Đối với việc tiêu hủy tài liệu kế toán thì tại Điều 17 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định như sau:
– Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.
-. Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”.
– “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.”
Hóa đơn GTGT kèm bảng kê chi tiết được viết như thế nào?
Không xuất hóa đơn thì có phải làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn không?
Như vậy căn cứ vào các quy định pháp luật nêu trên, nếu trong trường hợp doanh nghiệp có lưu trữ hóa đơn là chứng từ kế toán thì phải đảm bảo thời hạn lưu trữ ít nhất là 10 năm, hết thời hạn này thì doanh nghiệp có thể thực hiện việc tiêu hủy hóa đơn. Về thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán thực hiện theo Điều 17 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP.
Khi thực hiện việc hủy, tiêu hủy hóa đơn các doanh nghiệp cần phải lưu ý nắm được các quy đinh cụ thể của pháp luật để đảm bảo có thể triển khai thực hiện được tốt nhất, tránh những sai phạm không đáng có dẫn đến việc có thể bị xử phạt.
Với những chia sẻ trên hy vọng đã mang đến cho quý bạn đọc những thông tin hữu ích về việc tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn.