Theo thống kê, phương thức hóa đơn điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến và tiến tới thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử được dùng rộng rãi trong cả các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ, các cá nhân, hộ kinh doanh… Tuy nhiên, có bao giờ người dùng thắc mắc về việc định dạng file trong quy định về hóa đơn điện tử được quy định như thế nào hay chưa? Và nếu như gặp trường hợp in file xml lỗi – xml là một trong những định dạng của hóa đơn điện tử thì cần phải xử lý như thế nào? Để giải quyết vấn đề này, mời quý bạn đọc tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Theo quy định mới nhất trong Thông tư 68 của Bộ Tài chính thì từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử và hoàn toàn chuyển sang sử dụng phương thức này. Đối với hóa đơn giấy, các doanh nghiệp nếu còn hóa đơn giấy thì sẽ tiến hành sử dụng đến hết ngày 31/10/2020. Trong khoảng thời gian này thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng hóa đơn điện tử song song với hóa đơn giấy.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán, doanh nghiệp và người dùng cần phải biết vì sao hóa đơn điện tử có định dạng XML và ngoài định dạng này ra hóa đơn số còn có định dạng nào khác nữa.
Thực tế, khi sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lưu đồng thời cả file ở định dạng PDF và định dạng XML. Trong đó:
– File hóa đơn điện tử ở định dạng XML sẽ được mặc định là file chứa toàn bộ dữ liệu của hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa qua sửa đổi bất kỳ thông tin gì.
– File hóa đơn điện tử ở định dạng PDF chính là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử, có vai trò tương ứng như một bản hóa đơn điện tử thông thường.
Như vậy, hóa đơn điện tử thường sẽ tồn tại ở 2 định dạng file là XML và PDF. Với định dạng XML, đây là file hóa đơn rất quan trọng, tương đương như tờ hóa đơn giấy bản chỉnh, cần lưu lưu trữ thật cẩn thận và tuyệt đối không sửa chữa nhằm đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn file XML. Tóm lại, chỉ có file XML mới có giá trị pháp lý, còn file PDF chỉ là bản thể hiện của hóa đơn.
Lập hóa đơn điện tử không đầy đủ nội dung có hợp lệ không?
Hướng dẫn DN kê khai thuế hóa đơn thương mại xuất khẩu
Vậy có khi nào người dùng lại đặt ra vấn đề là tại sao không phải là định dạng khác, mà lại bắt buộc là định dạng XML hay chưa? Tác dụng của file XM chính là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng. Đây là một dạng ngôn ngữ đánh dấu, có chức năng truyền dữ liệu và mô tả nhiều loại dữ liệu khác nhau. Mục đích chính của XML là đơn giản hóa việc chia sẻ dữ liệu giữa các platform và các hệ thống được kết nối với mạng Internet. Bởi vậy, tất cả các dịch vụ công trực tuyến như kê khai thuế qua mạng, nộp thuế điện tử, báo cáo tài chính… khi nộp qua mạng đều có định dạng XML. Do vậy, các doanh nghiệp, kế toán và người dùng cần phải nắm rõ các quy định này đế có thể triển khai sử dụng đúng theo quy định của pháp luật.
Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp bạn học hiểu rõ về định dạng file trong quy định về hóa đơn điện tử, giải mã được vướng mắc vì sao hóa đơn điện tử lại có file ở định dạng XML. Trước thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần, hy vọng các doanh nghiệp, kế toán đã có thêm những kiến thức về hóa đơn để có thể triển khai sử dụng được tốt nhất.
